Maikonlyne - Sistema para Gestão de Revenda de Gás: A importância da informatização.

A importância da informatização.

A tecnologia avança rapidamente, diariamente, novos sistemas, softwares e equipamentos são desenvolvidos, mas ainda existem empresas que não tem acesso à todo este benefício. Isto se deve muitas vezes por uma falta de visão dos benefícios que a informatização da empresa pode trazer, que na maioria das vezes é compreendida como despesa e não como investimento que traz redução de custos.

Despesas variam de acordo com atividade. O que uma loja de roupa precisa informatizar difere do que um restaurante ou um minimercado, por exemplo.
Antes de decidir o que informatizar na empresa, o empreendedor tem de saber, com clareza, que problemas precisa resolver. Uma pesquisa do Sebrae-SP apontou que cerca de 75% dos micro e pequenos empreendedores paulistas têm, pelo menos, um computador na empresa, mas muitas vezes, eles não são usados adequadamente.

Ao contrário do que se pensa, utilizar softwares de gestão comercial/empresarial não é mais um privilégio de grandes empresas e os benefícios gerados são muitos:

Rapidez nos Processos: Trabalhar com um software integrado, que controle todos os processos de uma empresa, é um grande diferencial para aumentar a qualidade no atendimento aos clientes. Procedimentos do dia-a-dia como a realização de uma venda, a simples consulta ao saldo ou valor de um produto, acabam se tornando tarefas corriqueiras, sem a demanda de tempo ou o que é pior, que o cliente fique aguardando muito tempo para ter a resposta que procura. Além de rápida, segura, e correta a empresa adquire um aspecto muito mais profissional.

Controle total do estoque (produtos): Quais são os produtos de maior giro na empresa ou aqueles que possuem um giro insatisfatório que só estão aumentando o valor do seu estoque. Ter um controle de estoque eficiente e eficaz é a chave para garantir a boa saúde financeira de uma empresa. Sem um controle, é difícil saber em quais segmentos ou produtos a empresa realmente deve investir, além do fato de não existir um controle efetivo sobre o que realmente é vendido ou perdido. A proposta de um sistema para automatizar uma empresa comercial é a de que o fluxo de entradas e saídas do estoque sejam um processo totalmente automáticos.

Quando a empresa efetuar uma compra de mercadorias, o lançamento da nota fiscal que acompanha o produto é o meio de alimentar o estoque (entrada dos materiais) e o setor de contas a pagar, que recebe essas informações de forma totalmente automatizada.
As vendas são os registros das saídas dos produtos do estoque e com isso, os saldos dos produtos seriam sempre automáticos e reais ou então, caso houvesse alguma diferença, seria muito mais fácil de localizar onde ocorreu o problema. Por outro lado, as vendas gerariam automaticamente o contas a receber, ou seja, de forma também automática, a empresa pode ter o controle de tudo o que tem para receber e verificar possíveis inadimplências e atrasos.

Maior controle financeiro: O controle financeiro através de um sistema de gestão de empresas se torna bastante simples. A maioria das informações são provenientes dos processos de entradas e saídas de produtos (compras e vendas) , gerando assim o financeiro. Ter o controle amplo das contas-a-pagar e contas-a-receber é uma tarefa bem mais simples, basta para isso gerar alguns relatórios, sem ter que se preocupar com infinitas planilhas de cálculo.

Gestão Centralizada da Informação: Com um sistema de gestão, todas as informações referentes ao negócio estão centralizadas. Se é necessário saber o telefone ou e-mail de um fornecedor ou cliente, basta acessar o cadastro no próprio sistema. Se é necessário saber o total das suas receitas e despesas num determinado período, basta gerar um relatório. Quer saber qual é a previsão de recebimento da empresa para o próximo trimenstre? Fácil: basta gerar um relatório de conta-a-receber. Com estas práticas o processo de administração fica simplificado, pois fica mais fácil e seguro identificar o que comprar, quando comprar e se realmente vale a pena comprar.

Diversas pesquisas apontam que as empresas depois de adotarem sistemas de gestão tiveram um aumento de faturamento que podem variar entre 15 e 30% além de reduzir os custos entre 10 e 40%.

Os pequenos e médios empresários devem se informar sobre o benefício da informatização para empresas, deixando de lado a crença de que a informática é mais uma despesa. Os benefícios, na verdade, são muitos e em pouco tempo o investimento feito é recuperado, aumentando em muito as vantagens competitivas da empresa no mercado.

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